Anforderungen an die Führung von Dokumenten

1C: Unternehmen 8.2 /
Für Entwickler /
Erstellen und Ändern von Metadatenobjekten

Inhaltsverzeichnis

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1. Dokumente dienen zur Eingabe der Hauptinformationen im Zusammenhang mit der Registrierung von Ereignissen, die sich auf die im System berücksichtigten Indikatoren auswirken. Wenn zum Beispiel die finanziellen und wirtschaftlichen Aktivitäten eines Unternehmens automatisiert werden, handelt es sich um einen Bericht über verschiedene Geschäftsvorfälle. in Produktionssteuerungssystemen - Registrierung von Produktionsvorgängen usw.

2.1. Die Registrierung eines Ereignisses im System (dh dessen Widerspiegelung im Konto) erfolgt anhand des Dokuments. Die meisten Dokumente müssen gebucht werden (die Eigenschaft Halten ist auf Zulassen festgelegt ).

Logischerweise unterscheidet sich ein undokumentiertes Dokument von einem veröffentlichten darin, dass es sich bei einem undokumentierten Dokument um einen „Entwurf“ handelt, der sich nicht im Konto widerspiegelt. Solche Dokumente können im System gespeichert werden, auch wenn sie nicht vollständig oder gar nicht ausgefüllt sind. Es werden keine Überprüfungen und Einschränkungen der Geschäftslogik auf sie angewendet (Überprüfungen zum Füllen, Daten zum Verbieten von Änderungen usw.). Die Daten solcher Dokumente werden im Konto nicht wiedergegeben (nicht in Berichten usw. angezeigt).

Gleichzeitig handelt es sich bei dem vorliegenden Dokument um ein "reinrassiges" Dokument, dessen Bildung und Verarbeitung abgeschlossen sind und über das entschieden wurde, dass dieses Dokument in das Konto aufgenommen werden soll.

2.2. Wenn der Dokumentenlebenszyklus aus mehreren Phasen besteht, die den Phasen eines bestimmten Prozesses entsprechen, können zusätzliche Status für die Beschreibung dieser Phasen eingegeben werden. Beispielsweise kann das Dokument "Kundenbestellung" den Status "nicht vereinbart", "zur Sicherheit", "geschlossen" haben; Das Dokument "Cash Order Warrant" - zuerst in das Register der Registrierkassenbestellungen (KO-3) eingetragen, dann vom Hauptbuchhalter (Manager) unterschrieben, an die Kassiererin weitergeleitet, dann im Kassenbuch eingetragen, dann vom Hauptbuchhalter (Manager) unterschrieben.

In solchen Fällen entspricht die Aufbewahrung des Dokuments dem Zeitpunkt der ersten Reflektion des Ereignisses im Konto, und der Status des aufbewahrten Dokuments verdeutlicht genau, wie sich das Ereignis im Konto widerspiegelt.

Wenn ein Dokument gebucht wird, werden Benutzer beim Übersetzen eines Dokuments zwischen den Status möglicherweise aufgefordert, bestimmte Dokumentdaten auszufüllen. Auf diese Daten können bestimmte Prüfungen und Geschäftslogikeinschränkungen angewendet werden, die für jede Phase spezifisch sind. Bis zum Moment der Ausführung wird die Übersetzung des „Entwurfs“ des Statusdokuments nicht vom System kontrolliert.

Beispiele für das Verhalten von Dokumenten mit mehrstufiger Reflektion im Konto:

für das ausgefüllte Dokument "Kundenauftrag" :
- Während der Übergabe in den Status „nicht vereinbart“ werden nur die grundlegenden Parameter der Bestellung kontrolliert.
- Bei der Übergabe in den Status „gesichert“ muss das Feld „Versanddatum“ ausgefüllt werden, da der Logistiker Informationen darüber benötigt, an welchem Datum die Bestellung eingehen soll.
Für das Dokument „Cash Order“ bedeutet die Überweisung in den endgültigen Status „im Kassenbuch registriert und vom Hauptbuchhalter (Manager) unterzeichnet“, dass das System Buchhaltungsunterlagen erstellen muss und der Kassenbericht in einem Journalauftrag (oder einem anderen Buchhaltungsregister) registriert wird , in Haushaltsorganisationen - im Journal of Operations).

2.3. Die Ausnahme von dieser Regel ("die meisten Belege müssen gebucht werden") ist

Dokumente, die nicht dazu bestimmt sind, Ereignisse in der Rechnungslegung widerzuspiegeln. Mit Hilfe solcher Dokumente werden nur verschiedene Ereignisse in Bezug auf die Zeit aufgezeichnet: zum Beispiel eingehende Korrespondenz, Anrufe, Besprechungen usw.
separate Dokumente, deren Technologie sich stark von den technologischen Möglichkeiten der Plattform unterscheidet, die für den Benutzer jedoch so aussehen sollten, als würden sie aufbewahrt. Dies sind beispielsweise die Belege „Vorgang (Buchhaltung und Steuerbuchhaltung)“ - zur manuellen Erfassung von Vorgängen, „Routinevorgang“ - zur Durchführung eines Monatsabschlusses mit der Möglichkeit der manuellen Anpassung von Bewegungen usw.

Solche Unterlagen werden nicht aufbewahrt.

2.4. Wenn der Benutzer das Ereignis im System registrieren und im Konto für eine Aktion widerspiegeln muss, muss ein neues Dokument im Durchführungsmodus aufgezeichnet werden.

Es ist nicht hinnehmbar, dieses Problem auf andere Weise zu lösen, insbesondere durch Deaktivieren der Aufbewahrung des Dokuments.

3.1 Bei der Darstellung eines Ereignisses in der Buchhaltung kann es erforderlich sein, „sekundäre“ Daten mit komplexen Verknüpfungen zu Zeitpunkten, Perioden und anderen Objekten des Systems zu bilden. In diesem Fall sollten solche Daten in Registern abgelegt werden. Die Bildung von Bewegungen auf den Registern sollte durchgeführt werden während: automatisch oder manuell.

Bei der automatischen Bildung von Bewegungen trägt der Benutzer Informationen über das Ereignis in die Dokumentdaten ein, und bei Ausführung auf der Basis der in das Dokument eingegebenen Informationen werden Bewegungen in verschiedenen Registern erzeugt. Beispielsweise erfolgt bei buchhalterischen Transaktionen die Bildung von Transaktionen.

Beim manuellen Formen von Bewegungen gibt der Benutzer Daten direkt in die Register ein. Solche Dokumente werden üblicherweise als manuelle Operationen bezeichnet. Sie können verwendet werden, um anfängliche Salden einzuführen oder um Geschäftsvorfälle einzugeben, die vom Konfigurationsentwickler nicht vorgesehen wurden.

3.2. In einigen Fällen kann die Bildung von Bewegungen als separates Dokument durchgeführt werden. Dies ist erforderlich, wenn unterschiedliche Arten von Dokumenten auf ähnliche Weise verarbeitet werden, wenn Gruppen verarbeitet oder komplexe Geschäftsprozesse implementiert werden, bei denen die Funktionen der ausübenden Künstler explizit voneinander getrennt werden müssen. Dann werden die verschiedenen Stadien der Reflexion von Ereignissen in der Buchhaltung nicht durch Durchlaufen der Status eines Belegs, sondern durch verschiedene Belege, die auf der Grundlage von einander eingegeben werden, realisiert. In dieser Kette bilden nur bestimmte Dokumente Bewegungen, wenn sie gehalten werden.

Angenommen, in der Finanzabteilung wird ein Zahlungsauftrag erstellt, und gleichzeitig sollte der Buchhalter das Quelldokument nicht ändern. In diesem Fall führt das Dokument "Zahlungsauftrag" keine Bewegungen aus, und die Bewegungen auf dem Zahlungsauftrag werden durch ein separates Dokument "Auszahlung vom Girokonto" gebildet , das speziell für die automatisierte Bildung von Bewegungen ausgelegt ist.

3.3. Dokumente, die nicht eingereicht und zum Löschen markiert wurden, dürfen keine aktiven Bewegungen aufweisen.

3.4. Auch wenn das Dokument keine Bewegungen bildet, sollte es ausgeführt werden, um sich logisch vom „Entwurf“ zu unterscheiden.

4. Bei den meisten Ereignissen kann die Reflexion reversibel sein. In diesem Fall sollten Sie den Stornierungsmechanismus für die Dokumente verwenden.

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