33 трюка в Word, которые должен знать каждый редактор

1. 1. Для начала: позаботьтесь о своем зрении
2. 2. И поменяй цвет карточки в Word
3. 3. Мелкий шрифт и ошибок не видно? Увеличить рабочий вид (CTRL + колесо мыши)
4. 4. Установите подпись под комментариями на полях
5. 5. Используйте сочетания клавиш
6. 6. Создайте свои собственные сочетания клавиш
7. 7. Подружитесь с поисковой системой (CTRL + F)
8. 8. Используйте поисковую систему для использования подстановочных знаков
9. 9. Экономьте время с помощью инструмента «Найти и заменить текст» (CTRL + H)
10. 10. Удалите выбранные символы, используя инструмент поиска и замены текста (CTRL + H)
11. 11. Включите скрытый предварительный просмотр форматирования (CTRL + SHIFT + 8).
12. 12. Включить постоянно скрытые теги форматирования
13. 13. Проверьте орфографию (F7) после редактирования текста.
14. 14. У вас случайно не было бугорков в кепках? Отключите параметр по умолчанию, чтобы игнорировать...
15. 15. Всегда (!) Добавлять новые слова в словарь слов
16. 16. Ошибка в словаре словаря? Удалить слово из словаря!
17. 17. Копирование стилей форматирования (CTRL + SHIFT + C; CTRL + SHIFT + V)
18. 18. И даже лучше: используйте стили форматирования текста
19. 19. Используйте сочетания клавиш для стилей
20. 20. Форматирование все еще вызывает проблемы? «Очистить все форматирование» (CTRL + пробел)
21. 21. Как быстро проверить объем текста для оценки (CTRL + SHIFT + G)?
22. 22. Используя инструмент «Отслеживание изменений» (CTRL + SHIFT + E), используйте «Простая настройка»...
23. 23. Используйте ярлык (SHIFT + F5), чтобы быстро вернуться к предыдущему месту редактирования
24. 24. Как быстро выделить текст с помощью клавиатуры?
25. 25. Вы можете перемещаться как можно быстрее по всему документу
26. 26. Как изменить регистр (SHIFT + F3) одним щелчком мыши?
27. 27. Установите соответствующий интервал между столицами
28. 28. Для заголовков и подзаголовков включите опцию «Вместе со следующим»
29. 29. Установите параметр «Объединить форматирование» в настройках вставки текста.
30. 30. Как быстро вставить новую сноску (ALT + CTRL + J)?
31. 31. Используйте неразрывный разъем (CTRL + SHIFT + разъем)
32. 32. Используйте кернинг, чтобы настроить расстояние между символами
33. 33. Как быстро закрыть текст в Word (CTRL + W; WINDOWS + D)?
34. суммирование

Казалось бы, редактирование текстов в Word не требует от редактора глубоких знаний Word. Но это неверное предположение. Технический недостаток в использовании основного рабочего инструмента, который является Word, может стоить нам тысячи часов в масштабах нашей карьеры, потраченных впустую на разочаровывающую борьбу с текстовым процессором.

Мне нравится сравнивать работу редактора с работой ювелира. Потому что редактирование текстов в Word - это не только лингвистическая корректность, но и - или, может быть, превыше всего? - старательно растирая их, чтобы выявить в них скрытую красоту. Возможно ли это без освоения основного рабочего инструмента - Word? Иногда, возможно, например, в случае простой художественной литературы (хотя она также может вызвать проблемы с форматированием текста). Но гораздо чаще Word может избавиться от нервов ... Поэтому, так же, как ювелир должен освоить использование инструментов в своей работе для полировки драгоценного камня, редактор должен познакомиться с основным инструментом в своей работе, так как форматирование текста займет больше времени, чем это необходимо

Если вы ежедневно пишете файлы Word, хотите узнать их секреты, работать быстрее, эффективнее и, как следствие, сэкономить много времени - я приглашаю вас прочитать. Вот 33 чрезвычайно полезных трюка в Word, которые помогут вам редактировать и корректировать тексты.

1. Для начала: позаботьтесь о своем зрении

Вы пишете тексты в Word в течение долгих часов, и вы устали смотреть на экран, который белеет на глазах? Есть способ.

Первое: затемнение интерфейса. Word 2016 предлагает три варианта: цветной , темно-серый и белый . Я предпочитаю первый, приятнее для глаз, чем белый. Чтобы активировать его, нажмите вкладку «Файл» в верхнем левом углу, затем «Параметры» и выберите цветовую тему (или темно-серый ) в разделе «Персонализация копий Microsoft Office» .

Другие темы в Word 2013: белый , светло-серый и темно-серый . В этом случае мы рекомендуем темы светло-серого или темно-серого цвета .

2. И поменяй цвет карточки в Word

Интерфейс это одно, а сама виртуальная карта подсвечивает, особенно по вечерам, почти всю комнату. Одним из способов является затемнение экрана компьютера, но это может быть громоздким, когда работа над текстом занимает несколько дней или даже недель и каждый раз, когда вам нужно затемнить экран. Лучше в самом файле изменить цвет карты - вы делаете это, перейдя на вкладку «Дизайн» на т.н. лента. С правой стороны (второй значок справа) есть опция «Цвет страницы» . Ради наших глаз стоит выбрать несколько оттенков серого.

Конечно, это не имеет особого смысла при работе с многостраничными текстами, но в случае написания романа - это стоит рассмотреть.

3. Мелкий шрифт и ошибок не видно? Увеличить рабочий вид (CTRL + колесо мыши)

Третий прием, который будет хорошо смотреться на наших глазах (и значительно увеличит вероятность обнаружения опечаток!), - это использовать функцию масштабирования текста, выраженную в Word в процентах (нижний правый угол экрана). Самый быстрый способ можно изменить, нажав CTRL на клавиатуре и одновременно поворачивая колесико мыши.

Стоит увеличить текст так, чтобы боковые поля не были видны по бокам - весь текст затем занимает рабочую область, что обеспечивает его максимальное увеличение.

Хуже (увеличение: 100% , монитор: 23 дюйма):

Лучше (увеличение: 300% , монитор: 23 дюйма):

Правильно большое разрешение и большой монитор позволяют увеличить рабочее изображение на несколько сотен процентов. Комфорт работы потрясающий! По этой причине стоит попробовать купить монитор большего размера - диагональю в двадцать несколько дюймов не обязательно должно быть царство графики!

4. Установите подпись под комментариями на полях

Написание текстов в Word неразрывно связано с размещением комментариев на полях. Подпись автора, который появляется у них, не всегда то, что мы хотели бы. Вы можете изменить его, щелкнув вкладку «Файл» , затем «Параметры» - в разделе «Персонализация копий Microsoft Office» вы можете ввести данные, которые будут служить подписью комментариев, размещенных на полях документа.

5. Используйте сочетания клавиш

Word, как и положено соответствующей программе, имеет многочисленные (но очень многочисленные) сочетания клавиш, которые ускоряют работу с текстом. Было бы грехом не использовать их при редактировании текстов в Word! Здесь это доступно список всех сочетаний клавиш по умолчанию, доступных в Word ,

И какие из них особенно полезны в работе редактора и корректора? Вот список тех, которые вы должны изучать и использовать вместо того, чтобы каждый раз касаться мыши:

1. Ярлыки, которые помогут вам ориентироваться:
   • CTRL + PAGE DOWN - следующая страница,
   • CTRL + PAGE UP - предыдущая страница,
   • CTRL + HOME - начало документа,
   • CTRL + END - конец документа,
   • СТРАНИЦА ВНИЗ - прокрутить один экран вниз (то есть фактический вид, отображаемый на мониторе),
   • СТРАНИЦА ВВЕРХ - прокрутить один экран вверх,
   • HOME - переместить курсор в начало строки,
   • END - перемещение курсора в конец строки,
   • CTRL + SHIFT + СТРЕЛКА ВЛЕВО / ВПРАВО - выбрать следующие слова в строке,
   • CTRL + SHIFT + СТРЕЛКА ВВЕРХ / ВНИЗ - выбрать следующие строки текста.
2. Ярлыки, связанные с форматированием текста:
   • CTRL + D - настройки шрифта,
   • CTRL + I - сворачивание текста курсивом,
   • CTRL + B - жирный текст,
   • CTRL + U - подчеркивание текста,
   • CTRL + SHIFT + A - преобразовать в заглавные буквы,
   • CTRL + SHIFT + K - преобразование в маленькие заглавные буквы,
   • CTRL + = - верхний индекс,
   • SHIFT + F3 (после выделения текста) - изменение регистра.
3. Ярлыки, связанные с форматированием абзаца:
   • CTRL + L - выравнивание текста по левому краю,
   • CTRL + E - выравнивание текста внутри,
   • CTRL + R - выравнивание текста вправо,
   • CTRL + J - выравнивание,
   • CTRL + ENTER - разрыв страницы,
   • CTRL + TAB - вставить символ табуляции.
4. Ярлыки для включения выбранного инструмента:
   • CTRL + F - «Навигация» (поисковая система),
   • CTRL + H - «Нахождение и замена»,
   • CTRL + SHIFT + E - «Отслеживать изменения»,
   • CTRL + SHIFT + G - «Статистика слов»,
   • F7 - «Правописание и грамматика»,
   • F12 - «Сохранить как» (полезно при создании резервной копии).
5. Другие ярлыки:
   • CTRL + колесико мыши - увеличение / уменьшение изображения,
   • CTRL + SHIFT + 8 - включить скрытые теги форматирования,
   • CTRL + ALT + J - новая сноска,
   • CTRL + P - печать,
   • CTRL + Z - отменить последнее действие,
   • CTRL + Y - повторить последнее действие.

6. Создайте свои собственные сочетания клавиш

Важно отметить, что Word также позволяет создавать собственные сочетания клавиш. Для этого нажмите: «Файл» -> «Параметры» -> «Настройка ленты» -> «Настройка» :

Откроется следующее окно:

После выбора соответствующей категории (1) вы можете назначить конкретную комбинацию клавиш для данной команды - поместите курсор в поле «Нажать новую комбинацию» (2), используйте выбранную комбинацию клавиш и нажмите «Назначить» (3).

Минус этого инструмента в Word заключается только в том, что названия отдельных функций (раздел «Команды» справа) сформулированы на английском языке, что затрудняет поиск нужной функции. Хотя описания команд уже на польском языке (раздел «Описание» внизу окна), пользователям было бы гораздо удобнее переводить названия команд.

В любом случае, одним из наиболее важных ярлыков для настройки является ярлык «Настройки абзаца». Эту опцию можно найти в категории «Основные инструменты», затем в разделе «Команды» вам необходимо выбрать опцию «ФорматПараграф» . Странно, что по умолчанию нет ярлыка для этих настроек (особенно в контексте аббревиатуры «Настройки шрифта» - CTRL + D ).

7. Подружитесь с поисковой системой (CTRL + F)

Неотъемлемой частью работы редактора является объединение редакционных соглашений. Ничто так не помогает, как поисковая система, встроенная в Word (это должно было смущать при редактировании текстов на бумаге!). Чтобы открыть поисковую систему, нажмите CTRL + F и найдите то, что вы ищете.

8. Используйте поисковую систему для использования подстановочных знаков

Поиск текста становится намного эффективнее, когда вы используете так называемые символы подстановки (их описание включено этот официальный сайт Microsoft в разделе «Поиск с использованием групповых символов» ). Список выбранных, очень полезных символов вставлен ниже:

Как использовать эти символы при редактировании текстов в Word? Ниже приведены примеры формул, которые позволяют найти даже пропущенные пробелы:

• s. ^ # - поиск пропущенных пробелов по номеру страницы (например, в библиографической записи),
• # ^ Г. - поиск пропущенных мест после годовой даты,
• абзац ^ # , статья ^ # , пар. ^ # - поиск недостающих пробелов при ссылке на положения правовых актов,
• - ^ # i - ^ $ и ^ # - и ^ $ - - поиск пропущенных пробелов до или после полупространства соответственно.

На самом деле использование подстановочных знаков зависит от нашего творчества и креативности. Если мы только замечаем, что автор регулярно совершает конкретную ошибку (а мы редактируем книгу из нескольких книг или диссертацию), стоит подумать, нельзя ли найти и исправить все случаи ошибки с помощью подстановочных знаков.

9. Экономьте время с помощью инструмента «Найти и заменить текст» (CTRL + H)

В дополнение к поисковой системе, инструмент для поиска и замены текста в Word отлично подходит для редакторской работы:

Этот инструмент позволяет - в отличие от поисковой системы - не только найти, но и немедленно удалить все найденные ошибки.

Вот несколько примеров ошибок, которые могут быть устранены таким образом (где термин « пространство», используемый ниже, означает просто вставку пробела):

• spacjaspacja -> space - позволяет вам удаление двойных пробелов (подробные инструкции в связанном тексте),
• ... -> ... - превращая три точки в точки,
• пробел - пробел -> пробел - пробел - переключиться в полупаузы,
• ( пробел -> ( - убрать пробел после открывающей скобки,
• [пробел]% -> % - удаление ненужных пробелов перед символом процента (эта функция также полезна для удаления пробелов перед точками , запятыми , точками с запятой , вопросительными знаками или закрывающими скобками ),
• исправление любых других повторяющихся ошибок : pt. (вместо: точка ), №. (вместо: nr ), он сваривает (вместо: case ), щелкает (вместо: несколько ), другой (вместо: другой ), панк (вместо: точка ), я должен (вместо: я должен ), продолжить (вместо: вести ), суд ( вместо: судебный ), все (вместо: все ), поэтому (вместо: так ), главным образом (вместо: в основном ), также (вместо: слишком ) и многие, многие другие.

Тем не менее , вы должны быть предельно осторожны при использовании инструмента преобразования текста. Может случиться так, что автор текста, который мы редактируем, пишет о панке и ставит на нем много разных тезисов .

Прежде чем мы решим использовать этот инструмент, стоит убедиться, что автоматическое преобразование не принесет больше вреда, чем пользы (что происходит). Чтобы этого не произошло, вы можете, например, просмотреть в поисковике все случаи возникновения ошибки, которую вы хотите удалить, и проверить, есть ли фрагмент, в котором автоматическое исправление создаст новую ошибку - замена, например , может привести к ошибкам Тип: « Воображая это например (...)».

Однако нет никаких сомнений в том, что инструмент преобразования текста чрезвычайно полезен в повседневной редакционной работе. Вот еще один замечательный пример универсальности этой функции.

пример

Один из клиентов попросил нас создать тематический указатель для словаря (без нумерации страниц - он должен был быть добавлен только на этапе создания текста), который мы редактировали. Словарь был огромным объемом (сотни паролей, около миллиона символов с пробелами). Создание переписи вручную заняло бы много времени, но благодаря инструменту преобразования текста эта задача была автоматизирована и выполнена ... менее чем за минуту! Как это возможно?

Все записи в словаре были выделены жирным шрифтом, но содержание паролей - больше нет, то есть:

Пароль 1 - определение пароля
Пароль 2 - определение пароля
Пароль 3 - определение пароля

Этот способ форматирования текста оказался очень полезным и позволил автоматически удалять содержимое всех паролей. Мы использовали эту опцию, чтобы установить определенный способ форматирования текста (только для поля «Найти» ):

В окне «Настройки шрифта» мы выбрали опцию «Не выделен жирным шрифтом» (в поле «Заменить на» такого критерия не было):

В поле «Найти» введите: следующую формулу: [! ^ 13] . Что это значит? Ну, восклицательный знак в квадратных скобках (т. Е. Формула: [!] ) Позволяет отключить выбранный диапазон символов, а ^ 13 - это знак метки абзаца (условно говоря: символ ввода ), который не следует удалять, иначе весь оставшийся текст будет объединен в один линия. Мы добавили параметр «Использовать подстановочные знаки», чтобы Word включал упомянутый символ ^ 13 . В свою очередь, поле «Заменить» было оставлено пустым.

В результате окно для замены текста было следующим:

После нажатия «Заменить все» Word удалил все не выделенные жирным шрифтом фрагменты и, следовательно, де-факто содержимое паролей. Эффект был следующим:

Пароль 1
Пароль 2
Пароль 3

В конце мы отсортировали записи в алфавитном порядке и так же - всего за несколько десятков секунд! - был составлен список всех записей в словаре.

10. Удалите выбранные символы, используя инструмент поиска и замены текста (CTRL + H)

Инструмент поиска и замены текста также позволяет - как бы против его названия - удалять любые символы, цифры, буквы или даже знаки форматирования . Только не заполняйте поле «Заменить» - в результате фраза, которую мы вводим в поле «Найти», будет просто удалена.

К сожалению, этот инструмент не поддерживает (жаль!) ​​Части групповых символов, таких как чрезвычайно полезные ^ # и ^ $ , означающие соответственно любое число и любую букву (оба эти символа работают только в поисковой системе Word - CTRL + F).

Два примера ошибок, которые можно устранить с помощью инструмента поиска и замены текста (поле «Заменить на» останется пустым!), Затем:

• удаление всех программных вступлений (в поле «Найти» введите: ^ 11 ) - опция, полезная для удаления программных записей, которые авторы иногда используют для передача союзов и предлогов (раньше стоило убедиться, что они не служат чему-то другому, например, форматированию текста определенным образом),
• удаление вкладок (в поле «Найти» введите: ^ t или ^ 9 ) - полезно для удаления вкладок, неправильно используемых для вставки отступа (ширина отступа должна быть указана в «Настройках абзаца»).

11. Включите скрытый предварительный просмотр форматирования (CTRL + SHIFT + 8).

Вы не знаете, почему текст в Word выглядит так, а не иначе? Часто причина в том, что вы не видите на первый взгляд. Включить т.н. скрытые теги форматирования, нажмите CTRL + SHIFT + 8 . Вы можете обнаружить, что вы увидите мягкий ввод, пробел или ячейку таблицы, которые отвечают за тот факт, что текст не хочет форматироваться так, как вам хотелось бы.

12. Включить постоянно скрытые теги форматирования

Скрытые теги форматирования также могут отображаться непрерывно. Чтобы выбрать, какие маркеры должны быть видимыми, нажмите: «Параметры» -> «Отображение» -> «Форматирование меток, всегда отображаемых на экране» .

Чем больше включенных следов, тем менее прозрачный текст, но иногда стоит включить выбранные. Лично вкладки включены постоянно - это позволяет быстро обнаруживать даже неправильно отформатированные отступы абзаца, т. Е. Использовать вкладки вместо настроек абзаца.

13. Проверьте орфографию (F7) после редактирования текста.

Хорошей привычкой после завершения редактирования текста в Word является запуск проверки орфографии (F7) . Конечно, во время редактирования текста мы столкнемся с красным подчеркиванием, но иногда случается, что в результате поспешно пропатченного патча мы сделаем опечатку - затем запуск проверки орфографии после окончания работы гарантирует, что наш текст не содержит ярко-красные блики.

Важно отметить, что иногда Word перестает выделять ошибки . Обычно это происходит в двух случаях:

• когда установлен другой язык, что происходит в случае файлов от авторов, живущих за границей и использующих иностранное программное обеспечение, и авторов на польском языке,
• из-за использования в тексте многих иностранных слов, что приводит к множеству красных подчеркиваний (потому что в тексте указан польский язык) - если их слишком много, Word сообщает об отключении проверки орфографии.

Чтобы восстановить программу проверки правописания в Word, нажмите вкладку «Файл» , затем «Параметры» , выберите вкладку «Проверка» в меню слева и снимите флажок «Скрыть ошибки правописания только в этом документе» - если это поле отмечено, Word останавливается выделить ошибки в тексте красным.

14. У вас случайно не было бугорков в кепках? Отключите параметр по умолчанию, чтобы игнорировать слова, сохраненные заглавными буквами

По умолчанию проверка правописания в Word не включает слова, написанные полностью заглавными буквами. По общему признанию, это не безосновательно. Версаль включен, среди прочего акронимов и во избежание их постоянного подчеркивания в Microsoft правильно заявили, что лучше (потому что мы предполагаем, что именно это и было причиной) игнорировать проверку слов со сложными заглавными буквами, поскольку аббревиатуры создаются из их собственных имен, и они иногда самые разнообразные. Но есть другая проблема ...

Заглавные буквы также используются для выделения текста. Например, в заглавных буквах вводятся заглавные буквы, и тогда необходима проверка орфографии. Поэтому лучше отключить эту функцию ( «Параметры» -> «Проверка» ), и любые сокращения должны быть добавлены в словарь Word, чтобы избежать непрерывного красного подчеркивания (это также медленное обнаружение возможной ошибки в сокращении, которое ранее было добавлено в словарь).

15. Всегда (!) Добавлять новые слова в словарь слов

Слово не является непогрешимым и не содержит бесчисленных имен, которые появляются в текстах, которые мы редактировали. Поэтому, если вы устали постоянно проверять свои имена, постоянно расширяйте словарь. Когда другой автор призывает к исследованию Csíkszentmihályi, Word незамедлительно подскажет правильное написание.

16. Ошибка в словаре словаря? Удалить слово из словаря!

Что если вы случайно добавили неправильную форму в словарь Word? Ничего не случилось! Вы можете отредактировать словарь, щелкнув вкладку «Файл» , затем «Параметры» и выбрав вкладку «Проверить» слева. После нажатия кнопки «Пользовательские словари» вы увидите список словарей, используемых Word. После выбора по умолчанию (возможно, RomingCustom.dic ) нажмите на правую кнопку «Редактировать список слов» - вы найдете там все слова, которые вы добавили в словарь на данный момент, и при необходимости вы сможете удалить неправильные формы.

17. Копирование стилей форматирования (CTRL + SHIFT + C; CTRL + SHIFT + V)

Написание текстов в Word иногда требует исправлений в форматировании. Вместо ручного применения исправлений готовое форматирование можно ... копировать! Комбинации клавиш : CTRL + SHIFT + C и CTRL + SHIFT + V.

Как вы копируете форматирование? Просто поместите курсор в место, отформатированное так, как вы хотите, и нажмите CTRL + SHIFT + C. Затем мы помещаем курсор в абзац, который мы хотим отформатировать таким же образом, и нажимаем CTRL + SHIFT + V (вы также можете выбрать определенный фрагмент текста, например, несколько абзацев, а затем нажмите CTRL + SHIFT + V ). Очень полезная функция!

18. И даже лучше: используйте стили форматирования текста

Однако в случае многочисленных исправлений в форматировании удобнее использовать определенные стили текста. Стиль - это просто предопределенный способ форматирования текста - где стили могут быть заданы как для абзацев (чаще), так и для отдельных символов (реже) - в последнем случае в абзаце может быть несколько стилей.

Чтобы создать стиль, вы должны сначала отформатировать данный абзац (или один символ) соответствующим образом. Затем откройте вкладку со стилями:

Открыв его, нажмите кнопку, позволяющую создать новый стиль (внизу вкладки «Стили»):

В открывшемся окне мы также можем дать имя вашему стилю (чтобы отобразить его на ленте в первую очередь, вы можете, например, поставить перед собой восклицательный знак):

Отныне, чтобы форматировать текст таким же образом, просто щелкните поле со стилем - Word автоматически применит форматирование стиля.

19. Используйте сочетания клавиш для стилей

Использование стилей становится еще проще, когда мы даем им сочетания клавиш . Вы можете сделать это, нажав CTRL + SHIFT + S или щелкнув правой кнопкой мыши по стилю и выбрав «Изменить»:

В открывшемся окне нажмите «Формат» внизу, а затем «Сочетание клавиш» :

В следующем окне нажмите комбинацию клавиш (в поле, помеченном ниже красным), который должен действовать как ярлык для данного стиля, и нажмите «Назначить» :

Стоит выбрать комбинацию клавиш, которая не является сочетанием клавиш по умолчанию для другой функции в Word. Я использую, среди прочего, Комбинации CTRL + T и CTRL + G (хотя эти сочетания клавиш по умолчанию назначаются определенным функциям в Word, они не кажутся мне необходимыми).

После установки ярлыка все, что вам нужно сделать, это нажать назначенную комбинацию клавиш, чтобы сразу использовать стиль.

20. Форматирование все еще вызывает проблемы? «Очистить все форматирование» (CTRL + пробел)

Иногда, однако, форматирование вызывает так много проблем (бывает, что, несмотря на наши интенсивные попытки, текст по-прежнему выглядит так, как должно), что лучше удалить их полностью и переформатировать фрагмент. Чтобы удалить форматирование, используйте комбинацию клавиш CTRL + пробел или щелкните соответствующий значок на вкладке «Основные инструменты» :

Этот параметр часто полезен при редактировании фрагментов, содержащих цитаты из Интернета - тексты, скопированные из браузера, имеют различное форматирование, которое нелегко удалить. Проще воспользоваться функцией «Очистить все форматирование» и переформатировать ее самостоятельно.

21. Как быстро проверить объем текста для оценки (CTRL + SHIFT + G)?

Как правило, проверка объема текста требует открытия вкладки «Просмотр» и выбора опции «статистика слов» . Доступ к нему быстрее с помощью необходимой комбинации клавиш, а именно CTRL + SHIFT + G. При нажатии на нее откроется окно со статистикой слов:

22. Используя инструмент «Отслеживание изменений» (CTRL + SHIFT + E), используйте «Простая настройка» («Финальная версия»)

Для написания текстов в Word требуется пометить все изменения, чтобы автор мог их прочитать и авторизовать. Для этого используется инструмент «Отслеживание изменений» . Он позволяет вам записывать все изменения в документе, но вы можете просматривать эти изменения четырьмя различными способами:

По умолчанию после нажатия кнопки «Отслеживать изменения» открывается представление «Все настройки» (Word 2016 и 2013) или «Окончательная версия: показать настройки» (Word 2010 и 2007). Однако это не удобно, поскольку отображает все примененные исправления, что делает текст менее прозрачным, а также трудно увидеть ошибки, подчеркивающие красным.

Гораздо лучшим решением является режим «Простая настройка» (Word 2016 и 2013) или «Финальная версия» (Word 2010 и 2007). Это позволяет вам записывать изменения как в фоновом режиме - тогда вы не можете видеть исправления в тексте, и единственным тонким признаком их регистрации являются красные вертикальные линии на левом поле.

Клавиша CTRL + SHIFT + E используется для включения инструмента «Отслеживание изменений», но она вызывает параметр «Все корректировки» по умолчанию, поэтому нам все же необходимо перейти на вкладку «Просмотр» и выбрать гораздо более удобный параметр «Простая настройка». Это уникальный случай, когда использование сочетания клавиш не экономит ваше время :)

23. Используйте ярлык (SHIFT + F5), чтобы быстро вернуться к предыдущему месту редактирования

Написание текстов в Word требует установки определенных редакционных правил - мы разрабатываем типичные ярлыки или нет ( так называемые или так называемые ), или исходные имена, или нет, и т. Д. Это приводит к тому, что во время редактирования мы часто перемещаем несколько десятков страниц в унифицировать данную форму во всем документе.

Как вы быстро вернетесь к недавно отредактированному фрагменту? Аббревиатура SHIFT + F5 используется для этой цели .

24. Как быстро выделить текст с помощью клавиатуры?

Как быстро выделить текст в Word? С помощью мыши очень просто: двойной щелчок по слову позволяет выбрать его, а тройной щелчок мышью выделяет весь абзац.

Важно то, что с клавиатурой все так же просто. нажатие:

• CTRL + SHIFT + СТРЕЛКА ВЛЕВО или CTRL + SHIFT + СТРЕЛКА ВПРАВО , выберите все слово слева или справа от курсора, соответственно.
• CTRL + SHIFT + СТРЕЛКА ВВЕРХ и CTRL + SHIFT + СТРЕЛКА ВНИЗ , выберите весь абзац (или его часть, если курсор находится в середине абзаца).

25. Вы можете перемещаться как можно быстрее по всему документу

Используя клавиатуру, вы также можете удобно перемещать текст, который вы редактируете. Полезные сочетания клавиш:

• CTRL + PAGE DOWN - следующая страница,
• CTRL + PAGE UP - предыдущая страница,
• CTRL + HOME - начало документа,
• CTRL + END - конец документа.

Также стоит запомнить функцию всех четырех вышеуказанных клавиш (без комбинации с кнопкой CTRL):

• СТРАНИЦА ВНИЗ - прокрутить один экран вниз (то есть фактический вид, отображаемый на мониторе),
• СТРАНИЦА ВВЕРХ - прокрутить один экран вверх,
• HOME - переместить курсор в начало строки,
• END - переместить курсор в конец строки.

26. Как изменить регистр (SHIFT + F3) одним щелчком мыши?

Word обеспечивает быстрое преобразование регистра: например, ON WERSALIKI или запись « Как в собственных именах» и т. Д. Всего у нас есть пять различных форм записи:

Эта функция удобна, но, что интересно, ее использование не записывается как коррекция с включенной опцией «Отслеживание изменений». Если вы вручную удалите слово и перепишите его заглавными буквами, Word запишет это изменение тщательно. И если мы используем обмен для БОЛЬШОГО ПИСЬМА для этой цели, он не будет записан. Это мелочь, но клиент может обвинить нас в том, что мы скрываем изменения в тексте - потому что так оно и выглядит.

27. Установите соответствующий интервал между столицами

И теперь кое-что, что может звучать довольно подрывно: ввод не используется, чтобы создать интервал между заглавными буквами ! Так же, как вы не перемещаете текст с помощью пробела (хотя некоторые авторы не знают об этом :)), так что мы не создаем никакого - нет! интервал.

Итак, как правильно установить интервал между абзацами в Word? Так называемый Интервал между заглавными буквами , доступный в «Настройках абзаца » (вводя соответствующие значения, мы можем регулировать количество пробелов между каждым абзацем):

Почему не стоит использовать enteras? Например, если текст был добавлен в середине документа (или текст был перемещен по любой другой причине), все вводы также будут перемещены, что приведет к появлению ненужных пробелов в местах, где они не нужны (например, в начале новой страницы). Интервал между интервалами имеет то преимущество, что он виден только тогда, когда это необходимо - в принципе, интервал перехвата не отображается для первой или последней строки на странице.

28. Для заголовков и подзаголовков включите опцию «Вместе со следующим»

Согласно правилам редакционного искусства, заголовки, заголовки и заголовки не должны быть в конце страницы. Отличным решением для предотвращения этой ошибки является использование опции «Вместе со следующим» , доступной в «Настройках абзаца» (вкладка «Строки и разрывы страниц»):

Опция «Вместе со следующим» означает, что отмеченный абзац всегда будет на той же странице, что и следующий абзац.

Эта функция также позволяет предотвратить перемещение частей таблицы на следующую страницу . Если вы выберете все строки таблицы и снимите флажок «Вместе со следующим» , все они появятся на одной странице.

Черный квадрат в левом поле, видимый после включения скрытых маркеров форматирования ( CTRL + SHIFT + 8 ), информирует вас, включена ли опция «Вместе со следующим далее» :

Включение этого предварительного просмотра полезно, когда Word оставляет много пустого пространства на предыдущей странице, хотя вы можете видеть, что абзац, который был перемещен на следующую страницу, подойдет. Виновником может быть просто случайно включенная опция «Вместе со следующим» , которая вызывает ненужное перемещение абзаца.

29. Установите параметр «Объединить форматирование» в настройках вставки текста.

Комбинация клавиш CTRL + C и CTRL + V , вероятно, является наиболее известной комбинацией клавиш. Но в редакционной работе в Word вставка текста может вызвать проблемы с форматированием - обычно вставленный текст имеет форматирование, отличное от текста в целевом документе.

Чтобы не тратить время каждый раз на форматирование вставленного текста, стоит настроить копирование форматирования скопированного текста в настройках Word - нажмите «Файл» , затем «Параметры» и перейдите на вкладку «Дополнительно» . По умолчанию раздел «Вырезание, копирование и вставка» выглядит следующим образом:

Гораздо удобнее устанавливать форматирование везде и всюду:

В результате форматирование текста, который будет вставлен из другого источника, будет автоматически напоминать форматирование в целевом документе. С большим количеством цитат, эта опция экономит много времени!

30. Как быстро вставить новую сноску (ALT + CTRL + J)?

Эта функция также полезна для студентов. Научная работа иногда требует сотен сносок. По умолчанию мы вставляем их во вкладку «Ссылки» с опцией «Вставить сноску» . Это можно сделать быстрее, используя комбинацию ALT + CTRL + J. Чрезвычайно полезно при написании научных текстов!

31. Используйте неразрывный разъем (CTRL + SHIFT + разъем)

Слова, сохраненные с помощью соединителя, требуют повторение переключения в новом ряду Word (я думаю) этого не знает, но вы можете заставить его автоматически перемещать слова, содержащие дефис, на новую строку.

Для этого используйте неразрывный соединитель в заданном слове ( соединитель CTRL + SHIFT + - этот кружок является цифрой ноль, комбинация не работает с соединителем с цифровой клавиатуры). Такой разъем не похож на обычный, но он никогда не будет в конце линии.

Между ними нет разницы в тексте:

Только после включения скрытых маркеров форматирования ( CTRL + SHIFT + 8 ) вы можете видеть, что неразрывная ссылка выглядит иначе (она длиннее и тоньше):

32. Используйте кернинг, чтобы настроить расстояние между символами

При редактировании рекомендуется, чтобы последняя строка абзаца была не слишком короткой. Например, это не очень элегантно:

И намного лучше, чем если бы сама "-ки" была в третьей строке:

Как установить ширину межсимвольного интервала (так называемый кернинг )? Сначала выберите соответствующую часть текста (желательно весь абзац), затем перейдите в «Настройки шрифта» (CTRL + D) и перейдите на вкладку «Дополнительно» :

Важно отметить, что символы не должны быть слишком жесткими, потому что это просто становится заметным и влияет на эстетику текста. По сути, кернинг, который следует учитывать при форматировании текста в Word, должен принимать значение от 0,1 до 0,3 балла .

Если вы все еще не можете сжать текст в правильном направлении, промежутки могут быть увеличены. Затем вместо параметра «Утолщение» выберите «Взрывчатка» (также в диапазоне от 0,1 до 0,3 балла ). Разделение пробелов позволит вам соответственно расширить последнюю строку абзаца.

33. Как быстро закрыть текст в Word (CTRL + W; WINDOWS + D)?

И, наконец, угощение для всех тех, кто в тайне от других создает свою эпохальную работу и пока не хочет раскрывать ее миру. Когда случается, что кто-то внезапно бросает взгляд через плечо, комбинация CTRL + W (и предпочтительно: CTRL + S, а затем CTRL + W ) спасет вас от любопытных глаз вуайеристов.

Комбинация клавиш WINDOWS + D имеет аналогичный эффект. Он не закрывает файл с текстом, но сводит к минимуму все открытые окна на панели задач Windows (хотя тогда имя открытого файла в Word отображается на панели задач внизу).

суммирование

Использование даже нескольких приемов, описанных ежедневно, несомненно, улучшит редактирование текстов в Word. Более того, более быстрая работа в Word напрямую приведет к увеличению заработков в работе редактора и редактора - потому что, используя Word более эффективно, вы будете тратить меньше времени на форматирование текста.

И если у вас все еще есть проблемы с Word, мы здесь, чтобы помочь. Задайте вопрос в комментарии или - если вам нужна всесторонняя помощь с текстом в Word - прочитайте наш предложение форматирования слова ,

Похожие

Комментарии